Wenn die meisten Unternehmen beschließen, ihre Genehmigungsprozesse zu digitalisieren, lautet die erste Frage: Wo fängt man an? Der Versuch, alle Prozesse gleichzeitig in ein System zu überführen, erschöpft das Team und zieht das Projekt in die Länge. Wirksamer ist es, mit dem einen Prozess zu beginnen, der die meiste Reibung verursacht.
Der reibungsreichste Prozess ist meist derjenige, der die Genehmigung mehrerer Personen durchläuft, sich häufig wiederholt und bei dem eine Verzögerung echten geschäftlichen Schaden verursacht. Einkaufsgenehmigung, Ausgabengenehmigung oder Lieferantenauswahl passen in den meisten Unternehmen zu dieser Beschreibung. Die Wahl eines solchen Prozesses zeigt den Nutzen der Digitalisierung schnell — das Team spürt den Unterschied zur alten Methode bereits in der ersten Woche.
Der zweite Schritt besteht darin, den bestehenden Prozess genau so abzubilden, wie er ist. Wer genehmigt, in welcher Reihenfolge, und unter welchen Bedingungen ist eine zusätzliche Genehmigung nötig? Ohne diese Abbildung in ein System zu wechseln bedeutet nur, die alten Fehler digital zu wiederholen. In dieser Phase zeigt sich meist auch ein unnötiger Genehmigungsschritt, den niemand bemerkt hatte — die beste Gelegenheit, den Prozess zu vereinfachen.
Der dritte Schritt ist die Klärung von Hierarchie- und Ausnahmeregeln. Benötigen Anträge über einem bestimmten Betrag eine zusätzliche Genehmigung? Wer vertritt, wenn eine Führungskraft im Urlaub ist? Diese Regeln von vornherein zu definieren, ermöglicht es dem System, die reale Komplexität abzubilden.
Beginnen Sie schließlich mit einer Pilotgruppe. Statt das gesamte Unternehmen gleichzeitig auf das neue System umzustellen, arbeiten Sie zwei bis drei Wochen mit einer einzelnen Abteilung und sammeln Feedback. Reibungspunkte, die in diesem Zeitraum auftreten, lassen sich beheben, bevor sie sich auf das restliche Unternehmen ausbreiten.
Axios Flow wurde genau für diese schrittweise Einführung entwickelt: Definieren Sie beliebig viele Prozesse, richten Sie jeden mit eigener Hierarchie und eigenen Ausnahmeregeln ein und starten Sie den Pilotbetrieb in der Abteilung Ihrer Wahl.