Когда большинство компаний решают оцифровать процессы согласования, первый вопрос — с чего начать. Попытка перенести все процессы в систему одновременно изматывает команду и затягивает проект. Более действенный подход — начать с одного процесса, вызывающего больше всего трений.
Процесс с наибольшим трением — это обычно тот, который проходит согласование нескольких людей, часто повторяется и задержка в котором приносит реальные потери бизнесу. Согласование закупок, расходов или выбора поставщика подходит под это описание в большинстве компаний. Выбор такого процесса позволяет быстро показать пользу цифровизации — команда почувствует разницу со старым методом уже в первую неделю.
Второй шаг — картирование текущего процесса именно так, как он есть. Кто согласовывает, в каком порядке и при каких условиях требуется дополнительное согласование? Переход в систему без этой карты означает лишь цифровое повторение старых ошибок. На этом этапе обычно также обнаруживается ненужный шаг согласования, который никто не замечал — лучшая возможность упростить процесс.
Третий шаг — прояснение иерархии и правил исключений. Требуют ли заявки выше определённой суммы дополнительного согласования? Кто замещает руководителя в отпуске? Определение этих правил заранее позволяет системе справляться с реальной сложностью.
Наконец, начните с пилотной группы. Вместо перевода всей компании на новую систему одновременно, поработайте с одним отделом две-три недели и соберите обратную связь. Трения, возникшие за это время, можно устранить до того, как они распространятся на остальную компанию.
Axios Flow спроектирован именно для такого поэтапного внедрения: определяйте сколько угодно процессов, настраивайте каждый со своей иерархией и правилами исключений, и начинайте пилот с любого выбранного отдела.