Çoğu şirket onay süreçlerini dijitalleştirmeye karar verdiğinde ilk soru şu olur: nereden başlamalı? Tüm süreçleri aynı anda sisteme taşımaya çalışmak, hem ekibi yorar hem de projeyi uzun vadeye yayar. Daha işe yarayan yaklaşım, en çok sürtünme yaratan tek bir süreçle başlamaktır.
En çok sürtünme yaratan süreç genellikle şudur: birden fazla kişinin onayından geçen, sık tekrarlanan ve gecikmesi iş kaybına yol açan süreç. Satın alma onayı, harcama onayı veya tedarikçi seçimi bu tanıma çoğu şirkette uyar. Bu tür bir süreci seçmek, dijitalleştirmenin faydasını hızlıca göstermenizi sağlar — ekip, eski yönteme kıyasla farkı ilk haftada hisseder.
İkinci adım, mevcut süreci olduğu gibi haritalamaktır. Kim onaylıyor, hangi sırayla, hangi durumda ek onay isteniyor? Bu haritayı çıkarmadan sisteme geçmek, eski hataları dijital ortamda tekrar etmek anlamına gelir. Genellikle bu aşamada, kimsenin fark etmediği gereksiz bir onay adımı da ortaya çıkar — süreci sadeleştirmenin en iyi fırsatı budur.
Üçüncü adım, hiyerarşi ve istisna kurallarını netleştirmektir. Belirli bir tutarın üzerindeki talepler ek onay mı istiyor? Bir yönetici izinliyken kim vekalet ediyor? Bu kuralları baştan tanımlamak, sistemin gerçek hayattaki karmaşıklığı karşılayabilmesini sağlar.
Son olarak, pilot bir grupla başlayın. Tüm şirketi aynı anda yeni sisteme geçirmek yerine, tek bir departmanla iki-üç hafta çalışıp geri bildirim toplayın. Bu süre içinde ortaya çıkan sürtünme noktaları, geri kalan şirkete yayılmadan düzeltilebilir.
Axios Flow, tam olarak bu aşamalı geçişi destekleyecek şekilde tasarlandı: sınırsız sayıda süreç tanımlayabilir, her birini ayrı hiyerarşi ve istisna kurallarıyla kurabilir, ve istediğiniz departmandan pilot olarak başlayabilirsiniz.